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英語でビジネスメールを書く!件名・書き出し・自己紹介の書き方23選

 

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英会話も難しいのに、英語でビジネスメールなんて無理!と思われる方も多いのでは?日本語同様、相手の顔が見えない分、一言一言気を付けたいメールの文章。今回はスムーズ、かつスマートなビジネスメールの書き方をご紹介いたします。

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SUBJECT: 第一印象も大事!メールの件名

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日本語では「〜の件について」など、お決まりパターンがありますね。英語でもジャンクメールと間違われないように、短く簡潔に件名を書くのが好ましいです。

Schedule confirmation for the second meeting
第2回のミーティングの予定確認

Request for sample products
商品サンプルの要求

Invitation for the lunch meeting
ランチミーティングの招待

Conference room reservation for April 3
4月3日の会議室予約

基本的に “~ for ~” のパターンがシンプルで英語ビジネスメール初心者には使いやすいのではないでしょうか。日付などを入れるのも、より明確になり分かりやすいですね!では、緊急性のあるもの、また重要な内容で相手の注意を引きたい場合は下記がおすすめです。

Important: room change for the interview
重要:面接の部屋変更

Urgent: application deadline for customer service training
緊急:カスタマーサービス研修の申し込み期限

また、ある程度関係が構築されている相手とのメールであれば、略語を使うのもシンプルにまとめるにはいい手段です。

Reserve ASAP: invitation for the IT networking luncheon
至急予約を。IT交流会ランチョンの招待

ASAP (as soon as possible):できるだけ早く、至急に

FYI: Schedule change for the department social
ご参考までに。部署のソーシャルイベントのスケジュール変更

FYI(for your information):ご参考までに

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SALUTATION: メールの宛先は?

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基本的に相手の名前が分かっている場合はDear Mr.○○, Ms.○○で問題ありません。では特定の部門や担当者様、といった表現はどうなるのでしょう?

Dear Sales Director,
営業部長殿

To whom it may concern,
関係当事者様(担当者が不明な場合)

Dear Sir or Madam,
担当者様(担当者の名前や性別が不明の場合)

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GREETING & INTRODUCTION: 挨拶と自己紹介

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日本語でのメールと同様、英語のビジネスメールにも簡単な挨拶やお礼を取り入れましょう。また、始めて連絡する相手にはメールの冒頭で簡単な自己紹介をしましょう。

Thank you for your email.
ご連絡ありがとうございます。

I hope this email find you well.
お変わりなくお過ごしのことと存じます。

日本語でよく使われる、「お世話になっております。」に当たる英語フレーズはあまりビジネス英語では使用させません。上記のような簡単な挨拶を入れるとよいでしょう。また始めて連絡する相手には下記のような簡単な自己紹介がおすすめです。

My name is Saki Tanaka from ABC Communications.
ABCコミュニケーションズの田中さきと申します。

My name is Saki Tanaka and I’m in charge of ABC project.
ABCプロジェクトの担当をしております、田中さきと申します。

My name is Saki Tanaka from ABC Communications and I am responsible for sales and project management.
ABCコミュニケーションズの田中さきと申します、営業とプロジェクトマネージメントを担当しております。 

MAIN: 本文の書き出しはどうしたらいい?

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挨拶、自己紹介が済み、さあ本題へ!本題導入部分も重要ですね。また、英語のビジネスメールの鉄則は回りくどく書くのではなく用件を先に伝えることです。

I am writing this to~

〜のためにご連絡さし上げております。

よく使われるのがこちらの言い回し。直訳すると「〜のためにこのメールを書いています」となりますが、実際は「〜の件でご連絡さし上げました」のようなニュアンスになります。

I am writing this to ask some questions about the project management schedule.
プロジェクトマネージメントのスケジュールに関していくつか質問があり、ご連絡いたしました。

This is to confirm~

〜の確認のためのメールです。

たくさんの予定が飛び交う中できちんと物事の管理をするのも大事なことですよね。相手に再度確認したい用件がある場合などはこちらの英語フレーズが便利です。”confirm”も、そして良く耳にする“check”も「確認する」の意味ですが、”confirm”の方がきっちりとした(責任のある)意味合いになります。

This is to confirm the schedule of IT workshop.
ITワークショップのスケジュール確認のためのメールです。

We are happy to inform you that~

〜のことをお知らせできてとてもうれしいです。

ビジネスが上手く進んだ時、昇進をお知らせする時、などうれしいニュースを届けるならこちら。 “inform”には「伝える」などの意味があります。

We are happy to inform you that you have been accepted as a chief web developer.
貴殿が当社の主任ウェブデベロッパーとして認められたことをお知らせでき、とても嬉しく思います。

We need to ask a favor of you.

お願いがございます。

自分で対応できないことがあったらこちらの英語フレーズで助けを求めましょう。同じ意味でも口語では“will you do me a favor?”などと言ったりします。

We need to ask a favor of you. Would you please make another version of the flyer by tomorrow?
お願いがございます。明日までに違うバージョンのチラシの作成をお願いできますでしょうか?

EXAMPLE: ビジネスメール冒頭例

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では、今回ご紹介した例文を使用して、英語で書くビジネスメールの冒頭部分のサンプルをご紹介します。

Subject: Invitation for the IT Workshop 2015

Dear Web Development Department of ACE IT,

I hope this email find you well.

My name is John Smith from ABC Communications. I am in charge of organizing and hosting workshops and networking events for the field of IT development.

I am writing this to invite you to one of the biggest IT workshop events in America. The IT Workshop has 10 years of history and considered as one of the best networking opportunities for anyone who works in the IT field.

タイトル:ITワークショップ2015へのご招待

ACE IT社 ウェブデベロップメント部門

お変わりなくお過ごしのことと思います。

私はABC Communicationsジョン・スミスと申します。主にIT関連でのワークショップやネットワーキングイベントの企画と実行を担当しております。

この度、皆様をアメリカ最大のITワークショップイベントにご招待すべく、ご連絡さし上げました。ザ・ITワークショップには10年の歴史があり、IT関連では一番のネットワークングの機会でございます。

おわりに

いかがでしたか?今回はビジネスメール初心者でも使いやすい英語フレーズをご紹介しました。分かりやすいビジネスメールを英語で書くには、用件をまず第一に伝えることです。つまり書き出しが重要!

今回紹介した例文を使い回してシンプル、簡潔なビジネスメールを書きましょう!

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