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英語で電話をかける!ビジネスで役立つオフィスの丁寧フレーズ13選!

 

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海外とビジネスをしていると、自分から英語で電話をかけることってありますよね。でも緊張のあまり何を言っていいのかパニックになってしまうことも多いのでは?!

今回はそんなビジネスシーンで役立つ「電話をかける時の英語フレーズ」をご紹介します!基本を押さえれば安心ですよ!

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自分の名前を言う

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まずは電話をかける時に欠かせない、「名乗る時」に使える英語フレーズを見ていきましょう!第一声は緊張しがちなので、定型文として叩き込むのがオススメ。

Hello, this is ○○.

こんにちは、○○です。

このフレーズの○○部分に自分の名前を入れれば、簡単に名乗ることができます!

ちなみに英語圏のビジネスでは、ある程度近い関係になると、ファーストネームベース(下の名前)でやり取りすることも珍しいことではありません。

特にアメリカの場合、顔見知りの取引先に”Mr./Ms. ラストネーム”で呼び続けることは、距離を作り過ぎて嫌な印象になることも!基本的に、苗字よりも下の名前の方を重要視されます。

ただし電話での会話はファーストネームだけだと誰だか特定しにくいので、フルネームを使うといいですね!自分も相手もフルネームで言えば、より分かりやすいコミュニケーションが取れます。

A: ABC Company, Karen speaking. How can I help you?
(ABCカンパニーのカレンです。ご用件はなんでしょう?)
B: Hello, this is Takeru Yamamoto. 
(こんにちは、ヤマモト タケルです。)

会社名をつけると、もっと分かりやすいですね!会社名の前に”from”をつけましょう。
Hello, this is Shoko Sato from XXX Publishing.(こんにちは、XXX出版のサトウ ショウコです。)

また、電話での”Hello”は「もしもし」の英語版です。かける時間帯に合わせて、”Good morning”や”Good afternoon.”に変えると、”Hello”と比べてよりフォーマルな印象になります!

Hello, this is ○○ returning your call.

こんにちは、先ほどお電話を頂いた○○です。

相手から電話をもらっていたのに、何らかの理由で出れなかった場合は、かけ直す際にこの英語フレーズで名乗るのがオススメ!「折り返してます」というのが伝わり、スムーズなコミュニケーションができるでしょう。

A:Hello, this is Grace returning your call.
(こんにちは、先ほどお電話を頂いたグレースです。)
B: Hello, Grace, thank you for getting back to me.
(こんにちは、グレースさん。折り返しのお電話ありがとうございます。)

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用件を伝える

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こちらからかけるからには、何か用事があるということ。その用件を伝える際の英語表現をマスターしましょう!

I’m calling about ○○.

○○の件でお電話をしています。

ざっくりと用件を伝える際は、この英語フレーズが便利!”about”の後ろには、名詞の英語を持ってくることができます。

I’m calling about the shipment of color samples I mentioned last Tuesday.
(先週火曜日にお話した、カラーサンプル出荷の件についてお電話をしています。)

I’m calling to ○○.

○○をするために、お電話しています。

先ほどの英語フレーズとの違いは、○○の部分に動詞が入るということ!こうすることで、何が目的で連絡しているかを伝えることができます。

I’m calling to book a conference room for next week.
(来週用の会議室をおさえるために、お電話をしています。)

例文の中では、”book”(予約する)という動詞が使われていました。この英語フレーズでは名詞などをいれることができないので、使い分けに気をつけてください!

May I speak with ○○?

○○さんとお話をしてもよろしいですか?

話したい相手を出してもらう時は、質問形で丁寧にお願いをするのがベター。そんな時にピッタリの表現がコチラです!

そして先ほども言った通り、相手の名前はフルネームで伝えるのがいいでしょう。場合によっては、下の名前が同じ人も居る可能性もあるので、フルネームを言うことで確実に相手を特定することができます。

逆にラストネームだけだと距離ができ過ぎてしまうので、何度も会話をしているビジネスパートナーに対しては極力ファーストネームベースでやり取りをするのが自然です。

Good afternoon. This is Ken from ABC World. May I speak with Justin Anderson?
(こんにちは。ABCワールドのケンです。ジャスティン・アンダーソンさんとお話をしてもよろしいですか?)

フルネームで呼び出す際は、わざわざ”Mr.”や”Ms.”をつける必要はありません。無くても特に失礼にはなりませんよ!(もちろんつけたとしても問題はないです。)

他にも使える丁寧な質問フレーズがコレ!
Could I speak with ○○ please?(○○さんとお話をしてもよろしいですか?)

I would like to speak to ○○.

○○さんとお話をさせて頂きたいです。

質問形でなくても、相手を呼び出すことはできます。ただしその際は、丁寧な表現である”would like to”(させて頂きたい)を使いましょう!”want to”(したい)はビジネスに不向きな英語になります。

Good morning. This is Saeko Yamada. I would like to speak to Rebecca Jones.
(おはようございます。ヤマダ サエコです。レベッカ・ジョーンズさんとお話をさせて頂きたいです。)

こんな言い方も!
I’m trying to contact ○○.(○○さんと連絡を取りたく思っております。)

他のものに比べてややカジュアルな英語表現ですが、頻繁に話す相手ならコチラも!
Is ○○ there please?(○○さんはいらっしゃいますか?)

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伝言を残す

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話したかった相手が不在の時もありますよね。そんなシチュエーションで、伝言を残したい時の対処フレーズを学びましょう!

Can I leave a message for him/her?

伝言をお伝えしてもいいですか?

相手と話ができなくても、伝言を残すことはできます!伝えておいて欲しいことがある場合は、この英語フレーズを使いましょう。そうすることで、相手もメモの準備をするはずです。

Could you please tell him/her that I called?

私から電話があったことお伝え頂きますか?

伝言を残すのではなく、連絡をしたことだけを伝えて欲しい時の英語フレーズです。「かけたよ!」というアピールにもなりますし、「かけ直してください」と言わずともそういう流れを作ることが可能に!

“could”と”please”の両方と使うことで、より丁寧な英語表現を作ることができます!

Could you please ask him/her to call me back?

折り返しお電話を頂けるよう、お伝え願えますか?

ハッキリを相手に「かけ直して欲しい」ということを伝えたい時は、このフレーズを使いましょう!”call back”で「電話をかけ直す」という意味になります。

手間をかけることにはなりますが、相手の空いている時間に電話をもらえるので、確実に話をすることができるでしょう!

緊急時にはこんな言い方も!
Could you please ask him/her to call me back as soon as possible?(できるだけ早めに折り返しご連絡を頂けるよう、お伝え願えますか?)

相手が”office number”(会社の番号)しか知らない場合は、自分の携帯電話を伝えておくとグッド!

A: I’m sorry, but John is in the meeting at the moment.
(申し訳ございませんが、ジョンは只今ミーティング中です。)
B: Okay then, could you please ask him to call me back?
(分かりました、では折り返しお電話を頂けるよう、お伝え願えますか?)
A: Sure. Does he have your number?
(もちろんです。彼はそちらのお電話番号を知っておりますか?)
B: He has my office number, but let me also give you my cell. It’s 080-1234-5678.
(会社の番号はお伝えしましたが、私の携帯番号もお教えしておきます。080-1234-5678です。)

I’ll call back later.

後ほどかけ直します。

こちらから後でもう一回かけることを宣言する際は、この英語フレーズで十分!相手に対して「こっちからかけるので、何もしなくていいよ」と言っているような表現ですね。

電話を終える

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最後に電話を終える時の英語フレーズを見ていきましょう!

Have a nice day.

良い一日を。

日本語ではあまり使わない表現ですが、英語圏では「良い一日を」というフレーズを別れ際にしょっちゅう使います!これは電話の場合でも変わりません。

話の内容が片付いたら、切る前にこの一言を添えてあげましょう。気持ちよく会話を終わらせることができます。

A: Thank you for your time. Have a nice day.
(お時間ありがとうございました。良い一日を。)
B: Thank you. You too.
(ありがとうございます。そちらこそ。)

“nice”の部分を、別の英語に置き換えてもOK。
Have a good day.(良い一日を。)

Have a great day.(素晴らしい一日を。)

Goodbye.

さようなら。

日本語の電話で言う「失礼します」に近い英語表現。別れ際に使い、実は比較的フォーマルな言葉なんです!

ややカジュアルなバージョンがコチラ。ビジネスシーンでも、この英語で終わらす人が多いかもしれません。
Bye.(さようなら。)

二回繰り返して”Bye bye”にすると、カジュアルになり過ぎ&子供っぽいので、ビジネスではやめておきましょう。

I’ll speak to you soon.

またご連絡します。

後日電話で話すことが分かってる場合は、この一言がいいでしょう!特に話す予定がなかったとしても、決まり文句として言ってしまってOKです。

こんな言い方もアリ!
I’ll talk to you soon.(またご連絡します。)

Talk to you soon.(またご連絡します。)

おわりに

いかがでしたか?
今回は海外との仕事で役立つ「電話をかける時の英語フレーズ」をご紹介しました。

「①名乗る、②用件を言う、③締める」は、こちらからかける時に絶対入ってくる要素になります。ここで使うフレーズを暗記すれば、実践で役に立つこと間違いなし!必ず言う表現をしっかり押さえてから、英語で電話をかけるようにしましょう!

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