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「断る」を英語で!ビジネスで丁寧にNOを伝えるフレーズ6選!

 

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丁寧なやり取りが求められるビジネスシーン。そんな中、必ず出てくるのが「お断り」のシーンです。気まずいシチュエーションではありますが、仕事をしている上では仕方ないこと…。

今回はビジネスで使える「丁寧なお断り英語表現」をご紹介!申し出やお誘いを断る時の、失礼にならないフレーズを学んでいきましょう!

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断りの英語フレーズ

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ビジネスシーンで失礼にならない形で、断る時の英語表現を学びましょう!

I must decline ○○.

○○をお断りしなければなりません。

“decline”は、申し出などに対して丁重に「断る」や「辞退する」を表す英語です。この単語を使う時にポイントなのは、”must”とセットにして使うこと!

“must”は「しなければならない」や「せざるを得ない」を意味する助動詞なので、自分の意思とは関係なく義務によって断っているという意味合いを出すことができます。

このフレーズを使えば、「そうか、それなら仕方ない」と相手も納得してくれるはず!断る他に選択肢がないことを理解してくれるでしょう。

Thank you for your interest in this project. However, I must decline your request at this time.
(このプロジェクトにご興味をお持ち頂きまして、ありがとうございます。しかしながら、現段階ではご依頼をお断りしなければなりません。)

こんな応用方法もアリ!
I am afraid I must decline your request.(申し訳ございませんが、ご依頼をお断りしなければなりません。)

I regret to say I must decline your request.(申し訳ございませんが、ご依頼をお断りしなければなりません。)

I am afraid that ○○.

残念ながら、○○。

ビジネス英語をマスターしたいなら、必ず覚えておきたいのが “I am afraid”の使い方!「残念ながら」を表す英語なので、何かネガティブな内容を相手に伝える前に便利なフレーズです。特に丁重に断る時に大活躍しますよ!

ちなみに”that”は省略可能です。

I am afraid I am unable to join the conference.
(残念ながら、会議に参加することができません。)

I regret that ○○.

残念ながら、○○。

 “regret”は「後悔する」以外にも、「残念に思う」という意味を持つ英語です。これを断る際に使うことで、しぶしぶ断念している様子を演出できます!

こちらも “that”は省略可能です。

I regret that I must decline your offer.
(残念ながら、あなたのオファーを断らなければいけません。)

“regret”を使って、他にもこんな英語表現が可能です!
I regret to say that it will not be possible for me to attend.(残念ながら、出席は不可能でございます。)

I regret to inform you that it will not be possible for me to attend.(残念ながら、出席は不可能でございます。)

“regret”は断るシーン以外でも、ビジネスでは謝罪をする時に使われる表現です。こちらの記事もチェックしてみてくださいね!

謝罪の英語メール!ビジネスで使えるお詫びを伝える表現17選!

I am sorry, but ○○.

申し訳ございませんが、○○。

断る時の定番英語フレーズがコチラ!お馴染みの “I’m sorry”(申し訳なく思う)を使って、低姿勢で相手を断ることができます。

I am sorry, but I am not allowed to disclose the background about this data.
(申し訳ございませんが、このデータの背景を公開することは許可されておりません。)

会社全体やグループを代表して断る時は、主語を “we”(私たち)に変えればOKです!
We are sorry, but we must decline your offer.(申し訳ございませんが、ご提案をお断りしなければなりません。)

ただし便利な表現ではありますが、あまり「謝罪色」を強め過ぎないようにしましょう!

I wish I could help you, but ○○.

お役に立ちたいのはやまやまなのですが、○○。

“I wish I could”は「実際には起こらないけど、できたらいいなと思う事」を伝える時の鉄板フレーズになります。つまり「○○してあげたいのはやまやまなんだけど…」という気持ちを英語にしたい時にピッタリ!

I wish I could help you, but I am currently quite busy with the new project.
(お役に立ちたいのはやまやまなのですが、現在新プロジェクトで非常に忙しい状態です。)

他にはこんな英語表現も!
I would love to help you, but I must focus on the new project.(お助けしたいのですが、新プロジェクトに集中しなければなりません。)

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丁寧に断るポイント

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ビジネスシーンで相手の気分を害さずに丁寧に断るには、ちょっとしたコツがいります。ここでは英語フレーズを考える際のポイントをお伝えします!

「No」はハッキリと伝える!

直接的な表現を避ける日本人がやりがちな間違いですが、断る際はハッキリと「No」の意思を伝えるようにしましょう!曖昧な表現は、後でビジネストラブルの原因になる可能性があります。

【NG英語表現】
①I am not sure if I can accept your offer.(オファーをお引き受けできるか何とも申し上げられません。)

②I might not be able to attend the meeting.(会議に参加できないかもしれません。)

上記の言い方だと、「結局どうなの?」と読み手が困惑してしまいます。断るメールを送るのであれば、しっかり答えを出した上で明確な表現を心がけましょう!

ポジティブな表現を足す!

そもそも「断る」という行為自体がネガティブなもの。英語表現に気をつけなければ、冷たくて悲しい文章に仕上がってしまうでしょう。

だからこそポジティブな表現を意識すべきなのです!こういったワードを使えば雰囲気が和らぎ、冷たい印象もなくなるでしょう。

【OK英語表現】
①Thank you for submitting a cost estimate for renovating the library.(図書館の修繕費用の見積もりをご提出頂きまして、ありがとうございました。

②I appreciate your gracious invitation to the showcase.(ご親切に展示会にお招きくださいまして、ありがとうございます。)

こういったポジティブな文章は、一番頭に必ず持ってくるのがポイントです!

断る理由を述べる!

「なぜ断らなければいけないのか」の理由を添えれば、相手もきっと納得してもらえるはず。ただ頭ごなしに「No」と言っていては印象も悪いですし、失礼になります。

ただし長い文章で経緯を述べるのは、まとまりがないので避けましょう。あくまで一言でOKです!

【OK英語表現】
①Unfortunately, I must return it to you because we are not allowed to accept any gifts from our clients.(残念ながら、お客様からの贈り物を受け取るのは許可されておりませんので、お返ししなければなりません。)

②I regret to say that we have decided to accept the another proposal with a lower cost.(残念ながら、より価格の低い提案を受けることに決定致しました。

①は “because”を使ってハッキリと理由を伝えていますよね。また②は断る理由が明らかに価格にあることが読み取れます。このようにしっかり「なぜそうなったのか」を記載するようにすると丁寧です!

代替案をオファーする!

相手の要求などを断らなくてはいけない場合でも、代わりにこちらでできることをなるべくオファーするようにしましょう!可能な範囲で大丈夫です。

たとえそれが相手の望むような内容でなくても、「これならできますよ」、「これはどうですか」と提示することで、きちんと対応している印象になります。

【OK英語表現】
I wish I could help, but my experience in the area of social media marketing is limited. However, I have a friend who has worked in this area for more than five years. If you would like, I can refer you to her.
(お役に立ちたいのはやまやまなのですが、私のソーシャルメディアマーケティング分野の経験は実に限られています。しかしこの分野で5年以上仕事をしている友達がいます。お望みなら、彼女を紹介することもできます。)

できることなら、ソリューションを相手に提示したいもの。これができれば非常に親切ですし、断ったとしても全く失礼になりません!

ただし調子の良いことを言ってしまわないように気をつけましょう!それこそトラブルの原因になります。

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おわりに

いかがでしたか?
今回はビジネスで使える「丁寧に断る英語表現」をご紹介しました!

相手からの申し入れを断るのは気が引ける行為ですが、別に悪い事をしているわけではありません!あまり「申し訳ない」という雰囲気を強く出さず、いかに丁重に断れるかを考えましょう!

お伝えした英語フレーズとポイントをしっかり身につければ、怖い物はありません!

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