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謝罪の英語メール!ビジネスで使えるお詫びを伝える表現17選!

 

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ビジネスシーンでは、取引先や上司に謝らなくてはいけない機会が何かとありますよね。どんなに気をつけていても避けられないものです。

そんな時、メールの中で”sorry”だけで謝罪を伝えている人はいませんか?実はそれだけだと、十分にお詫びの気持ちが伝わっていないかも!?

今回はビジネスで役に立つ「謝罪の英語メール表現」を学んでいきましょう!

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はじめに

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まずは基本中の基本から。「謝罪」と聞くと”sorry”を連想しがちですが、実はこの英語はフォーマルな場面では十分ではない表現なんです!

ここでは謝罪表現のフォーマル度を確認しましょう!

謝罪表現のフォーマル度をチェック!

謝る時に使う英単語にはいくつか種類があります。まずはそれぞれの丁寧度のレベルを確認しておきましょう!

<フォーマル度>

 sorry(形)

↓ apolpgize(動)/ apology(名)

 regret(動)

上記を参考すれば分かる通り、形容詞の“sorry”(すまないと思って)は、比較的カジュアルな謝罪表現ということになります。日本語の「ごめん」「すみません」の感覚ですね!

それより丁寧になるのが、動詞の“apologize”(謝罪する)、もしくは名詞“apology”(謝罪)。日本語の「申し訳ありません」に近いフレーズを作ることができます。

そして動詞の“regret”(残念に思う)は、最上級の謝罪表現。「反省する」、「悔しく思う」という意味があることから、「遺憾に思う」というニュアンスを出すことができます。

重大なミスの時は”sorry”は避けるべき!

“sorry”はあまり丁寧な表現とされていないので、ビジネスメールではしっかりとした反省を伝えきれないことも。またフォーマルさに欠けますので、子供っぽく聞こえてしまう可能性もあります。

そのため仕事関係で重大なミスを犯した場合は、なるべく”sorry”を避けるようにしましょう!上司やクライアントに対して謝罪する時は、これから紹介する”sorry”以外の英語フレーズ(apologize/ apology / regret等)がオススメです。

口頭でのやり取り等であれば”sorry”でもOK!

メールや書面などでなく、口頭で謝罪を伝える場合であれば、”sorry”を使ってもOKな時があります。謝らなくてはいけない対象が軽い時にも大丈夫です。

他にも同僚や、それなりに近い関係の人に対してのメールであれば、”sorry”でも失礼にはなりません!

“sorry”が丁寧になることも!

しかし、”sorry”を使ったら全てがカジュアルになってしまうというわけではありません!

次のセクションで詳しく説明しますが、ある言葉を足したり、表現に少し気をつけるだけで、丁寧〜ややフォーマルなフレーズにすることもできるんです。ビジネスメールでも使う機会は十分にあります。

そのため”sorry=NG”と考えず、様々な表現方法を身につけるようにしてください!

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【基本表現①】sorry

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“sorry”はフォーマルじゃないとはいえ、書き方次第では丁寧な表現に近づけることも可能です!場合によってはビジネスメールでも使えますよ!

<ポイント>
・強調の英語を加える
・省略形をなくす
・自分のミスなら”I am sorry”
・会社として謝るなら”We are sorry”

I am truly sorry.

心から申し訳ないと思っております。

“sorry”は割と軽い英語ですが、“truly”(心から)をつければ、謝罪の気持ちを強調することもできます。単純に“very”(とても)をつけてもいいですね。

そして普段話す時は”I’m sorry.”というように、”I’m”を省略形にしがち。しかし基本的に英語では、省略をしないことがフォーマルだと認識されています。そのためビジネスメールで使う時は、省略をしないで”I am”と表記にするようにしましょう!

I am terribly sorry for causing you concern.

ご心配をおかけしていまい、非常に申し訳ないと思っております。

“sorry”をつかった英語表現で、よく使われる形の1つがこちら!

I am sorry for + 動詞ing.
We are sorry for + 動詞ing.

動詞の原型に”ing”をつけることで、動名詞の形を作るやり方です。こうすれば自分の行為に対しての謝罪を伝えることができます。

“cause concern”は「不安材料を作る」、「懸念を生じさせる」という意味の英語です。

We are awfully sorry about the delay.

遅くなってしまい、大変申し訳ございません。

こちらのフレーズは、以下の形を使った表現です。主語を”We(私たち)にすることで、会社として謝っていることが伝わりますよ!

I am sorry for/about + 名詞.
We are sorry for/about + 名詞.

“about”もしくは”for”の後に、謝罪対象の名詞をいれてあげましょう。“delay”(遅延)以外にも、“incovenience”(迷惑)や“misunderstanding”(誤解)などが、ビジネスメールでよく使われる名詞ですね!

I am extremely sorry that I missed the meeting yesterday.

昨日の会議に参加できず、大変申し訳ございません。

この英語フレーズは、次の形を使ったものです。

I am sorry that + 主語 + 動詞.
We are sorry that + 主語 + 動詞.

“that”以下は、それだけで独立した文章になるように、主語と動詞がそろった英語をいれるようにしましょう。「誰/何がどのようなことをしたのか」に対して謝罪できます。

実はこの”that”は省略することも可能なのですが、ここではあえて残しています。理由は先ほどもお伝えしたように、ビジネスメールのようなフォーマルな文章では省略英語は不適切とされているんです!

省略を無くすことで多少文章が長くなりますが、基本的に英語のフォーマル文章は、文字が多くなればなるほど堅い印象になる傾向があるので、全く問題ありません。

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【基本表現②】apologize/apology

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次は、”sorry”よりも堅い英語表現である “apologize” & “apology” を使ったフレーズをご紹介します!しっかりと謝罪を伝えたい時は、今から紹介する英語フレーズがオススメです。

<ポイント>
・アメリカ英語は”apologize”、イギリス英語は”apologise”
・強調の英語を加えると、より丁寧

・”do”を足して、”do apologize for”も、より丁寧
・複数形の”apologies”表記がベター
・自分のミスなら”I apologize”
・会社として謝るなら”We apologize”

I apologize for the delay in the delivery.

配送が遅れてしまい、申し訳ございません。

“for”の後に名詞をいれることで、謝る対象を示すことができます。

I apologize for + 名詞.
We apologize for + 名詞.

尚、イギリス英語では”apologise”と書くこともあります!

何が遅れているかを明確にしたい時は、“delay in ○○”(○○の遅れ)という表現を使いましょう!

ちなみに、謝る対象の人を入れたいときは、”apologize to 人”の形を使いましょう。
I apologize to you for the delay in delivery.(配送が遅れてしまい、申し訳ございません。)

メールの最後にもう一度謝りたい時は、”once again”をつければOK!
I apologize once again.(再度、お詫びを申し上げます。)

We apologize for keeping you waiting.

お待たせしておりまして、申し訳ございません。

動名詞を使えば、起こした行動に対して謝罪が可能です!

I apologize for + 動詞ing.
We apologize for + 動詞ing.

また主語を”We”に変えることで、個人ではなくグループとして謝っている様子を伝えることができます。

I do apologize for any inconvenience caused.

ご迷惑をおかけしてしまい、大変申し訳ございません。

“apologize”の前に”do”をつけることで、「本当に謝っているんです」と強調をすることができます!大きなミスをしてしまった時に、オススメしたい英語表現ですね。

“any inconvenience caused”は「起きた不都合」を指す英語で、ビジネスメールで謝る際によく使われる定番表現になります。

We sincerely apologize for the trouble this has caused you.

お手数をおかけしていまい、大変申し訳ございません。

“sincerely”を加えることで、心から謝罪の気持ちを表していることを伝えることができます!

“trouble”は「不具合」や「面倒」を表す英語。最近ではトラブルの名前で、日本人の間でもよく使われますよね!「ご迷惑をかけた」、「お手数をおかけした」と伝えたい時にピッタリの英語表現です。

I must apologize for my lack of professionalism.

プロ意識が欠如しており、大変申し訳ございません。

“must”をつけることで、「謝らなくてはいけない」という強い責任感を出すことができます!

“lack of professionalism”で「プロ意識の欠如」を意味します。意識の低さを謝罪したい時に便利な英語ですね!

I would like to apologize for this problem.

この問題について、謝罪をさせて頂きたく思います。

“would like to”は”want to”(したい)を丁寧に書き換えたもの。つまり「させて頂きたい」というニュアンスの英語です。

ビジネスシーンで謝る時に定番の形ですが、人によっては「したいとか言っていないで、早く謝れば?」と感じる人もいるそう。決して失礼な英語ではないのですが、ストレートに謝ってしまった方が気持ちがいいかもしれません!

「会社を代表して」と付け加えたい時は、”on behalf of”を使いましょう!
On behalf of our company, I would like to personally apologize for this problem.(会社を代表しまして、この問題について個人的に謝罪をさせて頂きたく思います。)

Please allow me to apologize for rescheduling our appointment.

お約束していた日程を変更することについて、謝罪をさせてください。

“allow me to ○○”は「○○する許可をもらう」という意味の英語なので、「させてください」とへりくだってお願いをしたい時にピッタリの言い方です!

“reschedule”は「日程を変更する」こと。そして“appointment”は「取り決め」や「予約」を表します。どちらもビジネスメールにおいて大切な英語ですね!

この言い方もアリ!
Please let me apologize for rescheduling our appointment.(お約束していた日程を変更することについて、謝罪をさせてください。)

Please accept my apologies for my mistake.

私の間違いをお許しください。

次は”apology”(謝罪)を使った英語表現。「私の謝罪を受け取ってください」と伝えることで、反省の気持ちを伝えるフレーズになります。

Please accept my apologies for 名詞.
Please accept our apologies for 名詞.

この時は、なるべく”apology”を複数形にするようにしましょう。”apologies”とすることで、何度も「申し訳ございません」と言っているような印象になります!

ただし文法上、”Please accept my apology.”でも問題はありません。

Please accept my sincere apologies for the series of misunderstanding.

度重なる誤解の数々を、どうかお許しくださいませ。

“sincere”をつけることによって、より丁寧さを強調したメール表現になります。

“deepest”でもいいですね!
Please accept my deepest apologies for the series of misunderstanding.(度重なる誤解の数々を、どうかお許しくださいませ。)

I would like to convey my apology to you.

お詫び申し上げます。

“convey”は「伝達する」という意味の英語。これと使うことで、謝罪の気持ちを相手に伝えることが可能です。あまり口語で使われる表現ではないので、まさにメール向きのフレーズでしょう。

“express”(表現する)でもOK!
I would like to express my apology.(お詫び申し上げます。)

【基本表現③】regret

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最後に、「申し訳ない」という気持ちの中でも、一番フォーマルな英語の”regret”を使ったフレーズをご紹介します!

<ポイント>
・強調の英語を加えると、より丁寧

・自分のミスなら”I regret”
・会社として謝るなら”We regret”

We regret any inconvenience caused by the delay.

遅れによってご迷惑をおかけしてしまい、残念に思っております。

“regret”は「遺憾に思う」、「後悔する」という意味の英語。この表現を使うことで、ミスや問題に対して「残念に思う」という気持ちを伝えることができます。

I regret + 名詞.
We regret + 名詞.

このフレーズをお詫びメールで使うと、非常にフォーマルな印象になりますよ!

I regret that the price information sent to you was incorrect.

お送りした価格情報に誤りがあり、大変申し訳ございません。

“that”以下に独立した文章をつければ、謝罪内容を詳細に語ることができます!

I regret that + 主語 + 動詞.
We regret that + 主語 + 動詞.

“price information”は「価格情報」を表す英語。メールで料金について話をした時に使いたいですね!

We very much regret the error.

誤りに関しまして、大変申し訳なく思っております。

謝罪の気持ちを強調したい時は、”very much”を”regret”の前につけるといいでしょう。

他にも”deeply”などの表現で、強い反省をメールでアピールできます!
We deeply regret the error.(誤りに関しまして、大変申し訳なく思っております。)

おわりに

いかがでしたか?
メールで丁寧に謝罪の気持ちを伝える方法は、色々種類がありましたね。しかし大きく分ければ、その方法は3種類しかありません。”sorry”、”apologize/apology”、”regret”を状況に合わせて使い分ければ、何通りもの英語表現を作れるようになります!

メールの良いところは、定型文を使って冷静に文章を作れること。事態を丸くおさめるためにも、しっかり言葉を選んで謝罪文を作るようにしましょう!

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