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オフィスで使える!英語での「電話対応」フレーズ15選!

 

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オフィスで電話を取ったら、相手が英語で喋ってきた!
そんな経験ありませんか?
ただでさえ電話対応は緊張するのに、不慣れな英語となるとパニックになってしまいますよね。

そこで今回は、英語での電話に役立つ便利な電話対応フレーズをご紹介します!
これさえ覚えておけば、突然の電話にも焦ることなく応対できるはず!

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【自分じゃ無理!】英語を話せる人に代わってもらう

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「じゃあ早速、英語で電話対応をしてみよう!」
とは言っても、本番で頭が真っ白になることはよくある話。
緊張のあまりガチャ!と切るのではなく、他に対応できる人にしっかり代わってもらいましょう。
これだって立派な電話対応ですよ!

My English isn’t very good.

私、英語があまり話せません。

very(とても)を使った否定形で、「あまり○○でない」と表現しています。
これぐらいの簡単なフレーズなら、どんなに慌てていても言えるはず!

いっその事思い切って、I don’t speak English.(英語が話せません。)と言ってしまうのもアリ。
ただ、I cannot speak English.だとニュアンスが違うので、避けたほうが無難。
日本語の「英語ができない」の意味とは違い、「何らかの理由があって英語を喋るのが禁じられている」ようなイメージを持たれてしまう可能性があります。

I’ll get someone who speaks English.

英語を話せる人を呼んで参ります。

英語が得意でないことを伝えたら、他に対応をできる人を探しましょう。
ただし自分だけで判断して、英語の電話がかかってきた途端に保留にするのはNG。
相手からしてみたら、なぜ自分が待たされているのか分からず不安になってしまいます。
必ずこのフレーズを使って、相手に「なぜ待ってもらうか」という理由を明確に伝えましょう!

Could you hold for a moment?

少々お待ち頂けますか?

代わりの人間を探す時間稼ぎに使えるフレーズ。
それ以外でも相手に待ってもらう時に、前もって伝えることのできる表現です。

他にも同じ意味で、こんなフレーズでも代用できますね!
One moment, please.
Could you please hold?
Hold the line, please.
Could you hold on for a second?

ちなみに待ってもらっていた後に電話に出直す時は、Thank you for waiting.(お待たせ致しました。)と伝えると完璧!

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【始めの決まり文句】自分で電話対応する

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「ちょっと緊張するけど、自分で電話対応できるかも!」
そう思った場合は、定型文として以下のフレーズから始めればスムーズに進めることができますよ。
電話の出だしはパターン化されているので、覚えてしまえば意外に簡単!

Thank you for calling.

お電話ありがとうございます。

日常会話でのこのフレーズは、電話の終わりに「電話かけてきてくれてありがとうね、失礼します。」というように、最後に使う表現になります。
ただ企業などの電話対応の場合は、最初に「お電話ありがとうございます。」という挨拶の意味で使用されるのです。

Thank you for calling. This is ABC, Inc.
(お電話ありがとうござます。ABCインクです。)

このように、フレーズの後に会社名の名乗るのが自然。
これを使わなくても、Hello. /Good morning. /Good afternoon.で挨拶をすれば問題はありません!

This is ○○ speaking.

○○です。○○が承っております。

Hello. ABC, Inc.(こんにちは。ABCインクです。)というように、会社名さえ名乗っていれば電話対応をしている個人名は出さなくてもOKなケースが多いですが、もし自分の名前を出す必要があればこのフレーズを使いましょう!
speakingを使い、「今話しているのは○○です。」というように表現します。
自分から名乗っておけば、相手もより安心して電話ができるかもしれませんね!

How may I help you?

どのようなご用件ですか?

よく海外のお店などに行くと、「いらっしゃいませ。」の役割としてHow can I help you?と聞かれることがあります。
「何かお手伝いできることはありますか?」という質問を通して、接客をしているわけです。
電話対応もそれと同じ。
何か用があって電話をかけているわけなので、「その用件は何か、何かできることはあるか」という問いかけをする必要があります。
そこで役立つのが、mayを使ってHow can I help you?よりずっと丁寧になったこのフレーズ。
電話越しでは相手の表情が分からないので、mayを使って丁寧に電話対応をしてあげるのがベターです!

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【聞き取れなかった!】分からない部分を聞く

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始めから相手の言ってることを全て理解するのは難しいです。
そんな時に役立つ、分からない部分を聞き返すフレーズがこちら!

Could you say that again?

もう一度お願い致します。

「早くて英語が聞き取れなかった…。」
そんな時にはコレを言えば問題なし!
聞き返すことは、電話対応においてネイティブでもやることなので、深く気にする必要はありません。
丁寧にお伺いするために、canではなく、couldを使いましょう。

Could you please speak more slowly for me?

私のためにもう少し遅く話して頂けますか?

「もう一回言ってくれたはいいけど、相変わらず早くて分からない…。」
こういう場合は、正直にこのフレーズでお願いしてみましょう。
そうすれば大抵の場合向こうも配慮して、ゆっくり簡単な言葉で伝えようとしてくれるはずです。
ただ相手に対する要求でもあるので「あなたが悪いのではないですよ」という意味を込めて、for me(私のために)を付け加えるのが無難!

Could you please speak up for me?

私のためにもう少し大きな声でお願いできますか?

相手は普通に話しているつもりでも、電話の都合で声の音量が十分ではない時がありますよね。
ただでさえ不慣れな英語での電話対応なので、小さい声で喋り続けられてもどんどん分からなくなるだけです。
気づいた時点でこのフレーズを使い、お願いをしましょう!
speak up(大きな声で話す、はっきりと話す)という動詞を使って表現すればOK!

【〇〇さんに用事があるみたい!】電話をつなぐ

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誰に用事があるかが分かれば、あとはシンプル。
その場の状況に応じて、対応をしてあげましょう!

I’ll put you through to Mr./Ms. ?.

?さんにおつなぎします。

「電話をつなぐ」という動詞はput through、もしくはtransferを使いましょう。
この動詞を使って他にもこんな風に伝えられますね!
I’ll put you through.(おつなぎします。)
I’ll transfer you.(おつなぎします。)
I’ll put you through to the person in charge.(担当者におつなぎします。)

社内の誰かにつなぐ時に覚えておきたいのが、Mr./Msをつけるということ。
日本の敬語では、たとえ上司であっても社内の人間には「さん」「様」をつけません。
ただそういう文化は海外にはないので、普段から呼んでいるようにMr./Ms.をつけて相手にも伝えましょう。
ただもし普段からMr./Ms.をつけないで呼んでいた場合は、深く考えずに電話越しの相手が使ってきた呼び方に統一するのがベターです!

He/she is not available right now.

只今席を外しております。

もし呼び出された相手が見つからなかった時に使える電話対応レーズ。
available(対応できる)という形容詞を否定形で使って、今電話に出れないことを伝えましょう。

居なかった時の表現として、シチュエーション別に色々フレーズがありますね!
He/she is not at his/her desk right now.(只今デスクにおりません。)
He/she is in a meeting right now.(只今ミーティング中でございます。)
He/she is on another line right now.(只今別の電話に対応中です。)
He/she is out of the office at the moment.(只今外出をしております、)
He/she is on the business trip.(出張中です。)

I’m afraid, she is not available right now.
(申し訳ございませんが、只今席を外しております。)

シンプルに不在理由を伝えてもいいですが、I’m afraid(あいにく、残念ながら)を前につけるとより丁寧になりますね!

He/she will be back in an hour.

1時間で戻る予定です。

もしスケジュールを確認できるなら、いつ頃になったらその人と話ができるようになるか確認してあげるとより親切!
in ○○ hours(何時間で)という表現を使ってもいいし、He will be back by five.(5時までには戻ります。)というように、by ○○(○○時までに)という英語も使えますね。

【呼び出された相手が不在】かけてきた人の希望を聞く

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電話対応の最後のパートです!
クロージングまでしっかりできれば、完璧です。

Would you like to hold?

このままお待ちになりますか?

不在の人がもう少しで戻ってきそうな時は、このまま電話をつないだ状態で待っていたいかを相手に確認。
そんなシチュエーションで使えるのがこの表現です。
Do you like to hold?ではなく、wouldを使って丁寧に聞きましょう!

Should I have him/her call you back?

かけ直させましょうか?

まず礼儀として再度連絡をする時は、こちらから返してあげるのが理想ですね。
have him/her do ○○(○○をさせる)のフレーズを使い、不在だった人間から電話をかけ直させて欲しいか、相手に確認をしましょう!

A:Should I have him call you bak?
(かけ直させましょうか?)
B:No, it’s alright. I’ll call him again later.
(いや、大丈夫。後でこっちからかけるよ。)
A:I’ll tell him you called then.
(それでは、お電話があったことをお伝えします。)

もし向こうからかけ直して欲しい時は、Could you call back later?とお願いをすればOK!

Would you like to leave a message?

伝言をお預かり致しましょうか?

何か急用の時は、相手と直接話せなかったとしても伝言を残しておきたいもの。
こちらからそのような状況を確認してあげるのが、一番丁寧な電話対応です。
leave a message(伝言を残す)という表現を使って、相手の希望をお伺いしましょう!

そして伝言を預かった時に大事なのは、「誰からの」メッセージなのかを明確にすること。
分からない部分があれば、必要に応じて以下の質問をしておきましょう!
May I have your name again?(お名前をもう一度お願いいたします。)
How do you spell your name?(お名前はどういう綴りでしょうか?)
May I have your phone number?(お電話番号をお願いいたします。)
May I have your company name?(御社名をお願い致します。)

おわりに

慌てがちな英語での電話対応も、定型文とフォーマットを覚えておけば安心!
一番大切なことは、電話をかけてきた相手に不愉快な思いをさせないことです。
拙い英語でも相手の用件や希望を伺って、しっかりその後の任務を果たせれば問題ありません。
何よりも実践あるのみなので、電話対応の回数を重ねて場慣れしていけるといいですね!

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