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英語メールの書き方!ビジネスですぐ使える形式を大解説!

 

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「英語でメールを書きたいけど、どうすればいいか分からない!」

ビジネスなどで英文メール作成の必要がある、そこのあなた!どこから始めていいか分からず、困ってはいませんか?フォーマットを知らずに恥をかいたり、無意識に失礼な印象になっているなんて絶対に嫌ですよね。

今回は「英語メールの書き方」をレクチャーします!すぐ使える形式を覚えて、サクサクとメールを書けるようにしましょう!

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【書き方】すぐ使えるメールの形式!

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まずはビジネスメールの形式を学ぶため、基本の書き方を見ていきましょう!

Subject: (①題名/メールタイトル)

Dear Mr. Jones,(②宛名/相手の名前)

It was great to finally meet you at the meeting yesterday.(③自己紹介/挨拶)
I am writing to you to follow up on our discussion about the new project.(④メールの目的)

As you requested, I have made a new draft for you. (⑤詳細)
*******
*******

I am looking forward a continuous partnership with you.(⑥終わりの合図)

Sincerely,(⑦締めの言葉)
Taro Yamada(⑧名前)

①題名/メールタイトル

忘れてはいけない最初のステップが、メールの件名を書く事。パッと見ただけで、相手に「どんな内容なのか」を簡単に理解してもらえるものが理想。もちろん「題名無し」は論外です!

件名を書き方で気をつけたい、最低限のポイントは以下の通り。

・メールの主旨が分かるようにする
・正確&簡潔に書く
・最初の文字は大文字で統一する

例えばこんな件名ですね!

Reminder: Staff Meeting Tomorrow at 2:00PM 
(リマインド:明日の午後2時からスタッフ会議)

英語のタイトル作りには少しコツがいります。詳しい内容はコチラの記事を参考にしてください!

英語メールの件名!お願い/お礼/急ぎ/質問ほかビジネス場面別表現!

②宛名/相手の名前

日本語で書く時、必ず頭に「○○様」などの宛名を記載しますよね。英語メールでもそれは一緒!誰に対して書いているかをハッキリさせることで、相手に「自分宛のものだ」と意識させるのが大切です。

宛名の書き方ポイントがコチラ!

・敬称をつける
相手に合わせて“Mr.”、”Ms.”、”Mrs.”、”Dr.”などの敬称をつけましょう。苗字とセットで使います。

Mr. Chen
(チェン様)

ただし、もし普段からお互いを下の名前で呼び合う中であれば、このような敬称を使う必要はありません。逆にあえて距離を作っているようになり、「どうしたんだ?」と思われてしまいます。

・”Dear”や”Hello”をつける
親しみを込めて”Dear”や”Hello”を名前の前につけてもいいでしょう。この場合、最後に「,」(カンマ)をつけて改行をした上で、本文に入ります。

Dear Ms. Barnes,
(バーンズ様、)<初対面/丁寧に接したい相手>

Hello Rebecca,
(こんにちはレベッカ、)<取引先の中でも親しい相手>

より親しい間柄であれば、ビジネスシーンでも”Hi Kate,”(こんにちはケイト、)という書き方をすることもあります。お互いがどういう関係かをしっかり把握して、ピッタリのものを選びましょう!

・宛名が分からない場合
誰に対して書いているのか分からない時もありますよね。名前が分からない場合は、“Dear Sir/Madam”“To whom it may concern”という英語表現を使ってください!

③自己紹介/挨拶

自分からメールを送り始める時は、まず自身が何者かを説明するのがマナーです。

・初めての場合は名乗る
初回のメールでは、自分が何者なのかを伝えるようにしましょう。少し堅苦しい印象にはなりますが、ビジネスですのでそれくらいで丁度いいですよ!

I am Keiko Yamamoto, a financial consultant at ABC.
(ABC社の財政コンサルタント、ヤマモト・ケイコでございます。)

・好印象なコメントを添える
挨拶がてら一言伝えたいことがあれば、最初にでそれに関する一言を加えるといいですね。ポジティブなトーンで文章をスタートさせましょう!

It was great to meet you at the exhibition yesterday.
(昨日は展示会でお会いできて光栄でした。)<初対面だった相手>

I enjoyed your presentation about the new product the other day.
(先日は新製品に関するプレゼンテーションを楽しませて頂きました。)

Thank you for your prompt reply.
(迅速にご返信を頂きまして、ありがとうございます。)<返信してきた相手>

④メールの目的

題名、宛名、挨拶は、ほんの序盤に過ぎません。肝心なところは次から始まります。「なぜコレを送っているのか」を明確にするために、英語で目的をしっかりと明記しましょう!

I am writing to request a sample of your newest model.
(御社の最新モデルのサンプルを依頼したく、メールをしております。)

I am emailing to ask about the date and time of the next showcase.
(次回のショーケースの日にちと時間をお尋ねすべく、メールをしております。)

⑤詳細

ここからはメールの詳細となります。書いている内容によって使うべきフレーズが異なるため、「この英語表現が便利!」というものはありませんが、気をつけたいポイントだけ紹介します!

・相手にやって欲しいことを明確に書く
もし相手にお願いをしたいことがあれば、ハッキリとその手段やステップを書きましょう。締め切り等があれば、その日時も大切な情報になります。

Could you please send me those files by next Monday?
(来週の月曜日までにそのファイルを送って頂けますか?)

・返信が欲しければ、その旨書く
何もしなくても相手から返事がくると期待してはいけません。返信が欲しい場合は、必ずその気持ちを文章化しましょう!

Please let us know if this condition works for you.
(この条件でよろしいかどうかお伝えください。)

⑥終わりの合図

メールは突然終わらせるのではなく、何らかのサインを出した後に締めるのがキレイですよね。内容が終了に近づいているのを暗示させるために、以下の英語フレーズなどを使ってみましょう!

Thank you for your patience and understanding.
(ご辛抱とご理解のほど、宜しくお願い致します。)

If you have any questions or concerns, please let us know.
(ご質問や懸念がございましたら、私たちにお知らせください。)

I look forward to your reply.
(返信をお待ちしております。)

⑦締めの言葉

英語のビジネスメールの定番、締めの言葉で終わらせましょう!

相手と自分の関係性を考え、どんな結びがピッタリかを考えてから使ってくださいね。また「,」(カンマ)をつけるのを忘れずに!

・Sincerely,
・Respectfully,
・Best Regards,

もっと締めの言葉について知りたい人は、コチラの記事を参考にしてください!

英語メールの「結びの言葉」は?書き終わりにピッタリの締め17選!

⑧名前

締めの言葉をつけて満足してはいけません!最後に自分の署名をいれましょう。これで初めてメールがまとまります。

・フォーマルの場合はフルネーム
初対面や丁寧に接したい相手の場合は、フルネームを記載しましょう。

Sincerely,
Kazuki Yamada

・比較的親しい場合はファーストネーム
それなりに関係性のある相手であれば、下の名前のみで全く問題ありません!

Warm regards,
Ayumi

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【ポイント】好印象なメールを書くには?

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英語ビジネスメールのフォーマットを覚えたところで、次に書き方のコツをご紹介します!

簡潔に書く!

ビジネスメールとは言え、複雑な英語の文章を作らなくてはいけないわけではありません。むしろその逆!シンプルかつ分かりやすい表現を心がけましょう!

また長文はNG!最低でも5段落以内にまとめるようにしましょう。それ以上の文章は多すぎです。カットできる部分を探しましょう。

1つのメールに1つの用件!

1通のメールにあれもこれもと用件をいれないようにしましょう。「1つのメールに用件を1つ」が原則です。要点を詰め込みすぎると読み手の集中が途切れてしまうので、「結局なんだったんだ?」と思われてしまいます。

どうしても他に伝えたいことがあれば、もう1通別のメールを送りましょう。

なるべく能動態の文章を使う!

可能な限り、能動態の英語表現を心がけましょう。不必要に受動態を使う必要はありません。

一般的に「能動態の文章は理解しやすい」という認識があるので、相手に内容をより分かりやすく理解してもらうためには、能動態を優先すべきということになります。

「あなたにファイルを送信しました。」という内容を書くなら、“The file was sent to you by me.” より、断然 “I sent the file to you.”のほうが読みやすいと思いませんか?

相手との関係性を把握する!

送る相手がクライアントなのか、上司なのか、同僚なのか、初対面なのかで、使う英語表現は全然違います!

そもそも「ビジネスメール=堅いフォーマルな文章」というのは、必ずしも正解ではありません。確かに丁寧な英語表現を使うべきシーンもありますが、大抵の場合「ビジネスカジュアル」程度のコミュニケーションがほとんどとなります。

フォーマルさを判定するには、まず相手との関係を考える必要があります。初対面やとても目上の人に対しては、一番丁寧な表現が安全。既に会った事がある、何回かやり取りをしている関係であれば、ビジネスカジュアル。同僚であれば、ほぼカジュアルと変わらないでしょう。

ビジネスカジュアルであれば、“Can you finish this by Monday?”(月曜日までにこれを終わらせられますか?)で大丈夫ですが、これがフォーマルになると“I was wondering if you could finish this by Monday.”(月曜日までに終わらさせて頂けるかどうか考えていたのですが、いかがでしょう?)に変わる感じですね。

メールを送る相手との関係性に合わせて、使う英語表現を選びましょう!

必ず見直そう!

「メールを作ったら、さぁ送信!」なんてやっていませんか?

送信前には、必ず書いた文章をチェックするようにしましょう!英語に自信が無ければ無い程、何回でも見直しをすべきです。

一回送ったメールは基本的に取り返せません。プロのビジネスパーソンとして、以下の項目をしっかり確認してくださいね。

・記入漏れが無いか
・内容は分かりやすいか

・誤解が生まれる箇所はないか
・スペルミスがないか
・文法ミスがないか
・メールのフォーマットがおかしくないか
・件名を記入漏れがないか
・宛先は正しいか

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おわりに

いかがでしたか?
今回は基本的な英語ビジネスメールの書き方をご紹介しました。基本的にこのフォーマットで書かれることがほとんどなので、一回形式を覚えてしまえば楽ですよね!

逆を言えば、英語メールの書き方を理解していないと、「仕事ができない」や「教養が無い」と思われてしまうことも!?ビジネスで好印象を残すためにも、しっかり押さえておきたいですね!

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