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英語メールの件名!お願い/お礼/急ぎ/質問ほかビジネス場面別表現!

 

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効率的に仕事を進める上で、用件がすぐに分かるようなビジネスメールを送ることはとても大切。もちろん重要なのは本文ですが、仕事ができる人は「英語メールの件名」の書き方が洗練されてるんです!

逆を言えば、件名が分かりにくいと、大切なメールを読んでもらえないことも…。迷惑メールと勘違いされてしまっては困りますよね。

今回はビジネスシーンで好印象な、「英語メールの件名の書き方」を学んでいきましょう!

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件名の書き方例(シチュエーション別)

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まずはシチュエーションに分けた英語メールの「件名の書き方例」をご紹介します!

【はじめに】効果的な「冒頭の固定表現」を知ろう!

ビジネスメールでは、題名の冒頭に使われる定番の固定英語表現というものが存在します。それを効果的に使うことで、「どんな種類のメールなのか」、「このメールにどう反応すればいいのか」という合図を受信者に出してあげることができるんです!

そんな冒頭の固定表現の例がコチラ!使う際は、“Reminder: Sales Meeting Tomorrow at 2:00pm”(リマインド:営業会議明日午後2時)というように、”:”(コロン)をつけてあげるといいでしょう。区切りが分かりやすくなります!

URGENT(緊急/至急/急ぎ)
⇒すぐに対応して欲しい時。全部を大文字にするこが多い。ただし使い過ぎは効果が薄れるので注意!

Important(重要)
⇒大切な内容を送る時。

Reminder(リマインダー)
⇒忘れないように思い出させたい時。

FYI(<For Your Information>ご参考までに)
⇒何か参考情報を送りたい時。返信をする必要がないことが分かる。

Announcement(お知らせ)
⇒何か連絡事項を告知する時。

他にも面白い固定表現にこんなものがあります!こちらに関しては冒頭ではなく、件名の最後につけるものです。

EOM(<End of Message>以上)
⇒メッセージがこれ以上ないことを伝える時。本文は空で、用件をすべて題名で伝えてしまうやり方です。

これらの定番表現は、必ず使わなくてはいけないというものではありません。必要があれば使うと分かりやすいというものなので、関係のないところで無理に入れる必要はゼロ!

1.「依頼・お願い」の件名

相手にしてもらいたいことがある時は、”request”(依頼)を使って件名を作りましょう!

Request for Business Appointment
(商談予約のご依頼)

Requesting Project A Report Submissions – Due Jul 21
(プロジェクトAの報告書提出依頼ー7月21日締め切り)

ちなみにこの”request”は、「正式に」かつ「丁寧に」何かを要請する時に使われる英語です。軽くお願いする時には、少し不適切かもしれません。

また”request”をつけずに、”please ○○”(○○してください)の英語でお願いすることも!

Employee Survey: Please Take by Aug 5
(プロジェクトAの報告書提出依頼ー7月21日締め切り)

2.「お礼」の件名

「ありがとう」の気持ちを送る時は、やはりシンプルに”thank you”の英語がキーワードとなります。一目でパッと「お礼」の内容であることがわかりますね!

Thank You for Your Visit on Nov 15
(11月15日のご訪問ありがとうございました)

Thank You: Today’s Meeting
(御礼:本日の会議)

忙しい相手を気遣い、時間を取らせないことを示したい時は、こんな英語の件名も!

A Quick Thank You: Promotion Event Invitation
(取り急ぎ御礼:プロモーションイベントへの招待)

3.「招待」の件名

イベントや会議等に誘う時は、”invitation”(招待)の一言をお忘れなく!

Invitation to the Annual General Meeting
(年次総会への招待)

Invitation: Team Meeting
(招待:チーム会議)

Invited: Halloween Party
(招待:ハロウィンパーティー)

4.「問い合わせ・質問」の件名

情報を引き出すために問い合わせをする時は”inquiry”(問い合わせ)の英語を入れれば、一目で用件が分かります!

Inquiry About Your Promotion Services
(貴社の宣伝サービスについてのお問い合わせ)

不明点を解消するために質問をする時は、”question”(質問)で!

Question About the Seminar on Next Week
(来週のセミナーについてのご質問)

「情報を要請する」という言い回しでもOK。

Request for Information on Your Digital Marketing Services
(貴社のデジタルマーケティングサービスについての資料請求)

5.「○○について」の件名

使い勝手のいい「○○について」や「○○の件に関して」という言い回しを使いたい時は、”regarding”(について)を駆使しましょう!

Regarding Tomorrow’s Meeting on Project X
(明日のプロジェクトX会議について)

ただしこの英語ですと具体性に欠けるので、あまり強くオススメはできません。しっかりと内容を伝えたい場合は、本文にあった英語キーワードをきちんといれるようにしましょう!

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件名のポイント

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続いて、英語メールで件名を書く時のポイントをご紹介!気をつけておきたい部分を、しっかり把握しておきましょう!

文字数はコンパクトに留める!

メールの件名は簡潔に仕上げて、短くするよう心がけましょう!受信一覧で見た時に、件名があまりに長いと後ろの方がしっかり表示されなくなってしまいます。

パッと見ただけで、しっかりと用件が掴める長さにしておくのがポイント。50文字より多くならないようにするのが目安です。

ただし1語だけの件名は避ける!

「短くすべき!」とはいえ、件名がたったの1語はNG!適当に送信された印象になりますし、何よりも情報が少な過ぎて、用件が掴みきれません。

最悪の場合、迷惑メールと勘違いされますので、1語だけで送るのは絶対に避けましょう!長くてもダメですが、短過ぎてもダメというわけです。

単語の最初の文字を全て大文字にする!

メールタイトルの英単語は、最初のアルファベットを大文字にするのが基本。本や映画のタイトルの表記と同じ要領ですね!

例えばこんな感じ!

Change of Wednesday Meeting Time
(水曜日の会議時間変更について)

ただし、全部の頭を大文字にすればいいというわけではありません!以下の種類は、件名の冒頭にない限り、必ず小文字表記になります。

・接続詞
and/ or/ but など

・冠詞
a/ an/ the など

・前置詞
at/ in/ on/ of/ by など

先ほどの例では、”of”が小文字表記になっていましたね!

大事な単語を最初に持ってくる!

感覚的に、一番最初に見える文字を「重要」と考えることが多いですよね。そのため、メールの中で伝えたい最も大切なキーワードを、件名の頭に持ってくることがポイントとなります!

New Location for Tomorrow’s Seminar
(明日のセミナーの新しい場所)

大事なものは先に!鉄則です。

不必要なものは徹底的に省く!

簡潔に短くメールタイトルを収めるのが重要なので、余計なワードはとにかく無くしましょう!そこまで大切でなく、本文内で書けば済むものであれば、徹底的に省くのです。

例えば”Hello”などの挨拶ワード!別に件名にいれなくても、本文にいれれば十分ですよね。伝達内容としては重要でないので、真っ先に無くしてください!

明確&具体的に伝える!

一番の理想は、題名を見ただけで本文の内容や要旨が分かること。忙しいビジネスパーソンにとって、時間はとても大切。「ん?これどういうことだ?」と相手に考えさせてしまうようなタイトルは、いわば迷惑行為とも言えます!

「何を伝えたいのか」を整理し、しっかりとフォーカスが定まった件名を心がけるようにしましょう。あれもこれもと要素を詰め込まず、明確&具体的な題名にするのがベストです。

返信が欲しいかどうかを明記する!

「大切な内容なのに、一向に返事が返ってこない…」という状況は、仕事をしている上でよくある話。そういった場合は、別途「催促メール」を送らなくてはいけませんよね。

参考:英語メールの催促表現!返事がこない時のビジネスフレーズ15選!

ただし返事がきちんと返ってくるように、こちらであらかじめできる努力もあります!それはしっかり件名に「要返信」のメッセージをいれるというもの。

題名内に“please reply”(返事をください)などの一言があれば、受け取った側も「返信しなきゃな」と強く意識できるわけ!催促の手間をなくすためにも、しっかり入れておくようにしましょう。

Please Reply by Friday: Updates on Project Y
(金曜日までに返事をください:プロジェクトYの最新情報)

締め切りを記載する!

何度も言うようですが、ビジネスにおいて時間は貴重なんです。決まった日までにやって欲しいことがあれば、しっかし締め切りを題名内に明記しましょう!

Your Feedback Needed by Jan 11: Data Analysis Report
(1月11日までにフィードバックが必要です:データ分析報告書)

具体的な日時が書いてあると、それだけでそこに意識が集中するので、非常に効果的です。

強調したいワードは全て大文字で書く!

焦点をあてたい英語があれば、あえてそのワードを全て大文字にするといいでしょう。大文字はその名の通り存在が大きくなるので、強調したい時にオススメ!

LAST CALL: Project Plan Submission 
(最終案内:プロジェクト企画書提出)

ただし題名の8割や全部を大文字にするのはNG!逆に読みにくくなりますし、迷惑メールと誤解される原因にもなります。

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件名でよく使う英単語一覧

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最後に、ビジネスメールでよく登場する英単語をご紹介します!定番の表現はしっかり叩き込んでおくのがオススメです。

Confirmation(確認)
Order(注文)
Invoice(請求書)
Change(変更)
Budget(予算)
Estimate(見積もり)
Quotation(見積もり)
Reservation(予約)
Appointment(約束・予約)
Payment(支払い)
Price(価格)
Error(間違い)
Final Notice(最終通達)

おわりに

いかがでしたか?
最初のうちはビジネスメール件名の英語表記に悩むことも多いと思いますが、慣れてしまうと結構パターンが決まってくるものです。そうすれば、あとはそのテンプレートを応用するのみ!

今回ご紹介した定番フレーズを覚えるのと、しっかりとポイントを習得して、好印象な件名を作れるようになりましょう!

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